Úředníci na Městském úřadě jsou pod dohledem auditorů
Společnost AQE advisors provádí na Městském úřadě v Mikulově personální, procesní a finanční audit. Tyto činnosti jsou součástí projektu Zefektivnění činnosti Městského úřadu Mikulov, který je spolufinancován z prostředků Evropské Unie z operačního programu lidské zdroje a zaměstnanost. Audit, zejména finanční, se dotýká nejenom samotného úřadu, ale i příspěvkových a obchodních společností jejichž zřizovatelem je Město Mikulov. V současné době se již konají konkrétní kroky v personálním a procesním auditu.
Pracovníci AQE advisors již při terénním šetření hovořili se všemi šéfy jednotlivých odborů úřadu. Zjišťovali, jak fungují procesy na jednotlivých odborech i mezi nimi navzájem a ptali se na personální obsazení a vytížení jednotlivých pracovníků. Všem zaměstnancům úřadu byl na počítače nainstalován speciální software, ve kterém si sami zaznamenávají, co v danou chvíli právě dělají. „Jde vlastně o elektronický snímek pracovní doby. Jeho cílem je zjistit pracnost určité agendy, která je na úřadě vykonávána. Na základě výstupu tohoto autosnímku pracovní doby rozklíčujeme jak dlouho která práce úředníkovi trvá,“ upřesnil pracovník dodavatelské firmy Martin Havlík.
Současně s tímto programem společnost AQE advisors zprovoznila také kontrolní software na monitorování činností úředníků, který namátkově kontroluje jejich činnost na počítači s výjimkou dat, která jsou chráněna zákonem o ochraně osobních údajů. „Cílem této kontroly je dohlédnout na úředníky, aby na internetu nechodili na stránky, které nesouvisí s jejich prací nebo třeba aby si v přehnané míře nepsali soukromé emaily v pracovní době. Bude pak na rozhodnutí úřadu, jestli tuto kontrolu bude provádět trvale nebo jen po dobu našeho šetření,“ upřesnil Havlík. Reálné pozitivní dopady na využití pracovní doby úředníků se podle něj projevují již v současné době.
Výstupy podobných agend pak auditorští pracovníci porovnají mezi úředníky navzájem, zjistí jejich výkonnost a také je porovnají s údaji získanými na jiných úřadech. „Víme, že každému může podobná práce trvat různě dlouho, protože nejsme všichni stejní. Navíc podobná agenda může být různě složitá. Například stavební rozhodnutí na malý domek a na velkou firemní provozovnu je sice stejná agenda, ale se zcela odlišným rozsahem práce. To budeme při vyhodnocení také zohledňovat,“ vysvětlil Havlík. Takto zjištěné pracovní standardy pak pracovníci společnosti AQE advisors budou podrobně diskutovat se zaměstnanci na jednotlivých odborech. Na základě měsíčních reportů budou činnosti a procesy na úřadě až do září průběžně upravovány s cílem maximálního zefektivnění a zjednodušení práce úředníků. Získané údaje mohou mít za následek také rozdělení nebo sloučení některých odborů a také vzniknou nové přesnější směrnice pro zkvalitnění procesů.
„Podle prvních zjištění se organizační struktura na mikulovské úřadě jeví zdravější než na jiných námi zkoumaných úřadech,“ uvedl konzultant Havlík.
dk