Projekt „Efektivní úřad Mikulov“ končí
V roce 2010 získalo město Mikulov finanční podporu z Evropského sociálního fondu prostřednictvím Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost na realizaci projektu „Zefektivnění činnosti Městského úřadu Mikulov“ ve výši téměř sedmi miliónů korun.
Nyní, po třech letech, realizace vlastního projektu končí.
Co nám takto uplatněné finanční prostředky z Evropského sociálního fondu přinesly? Je třeba říci, že projekt byl skutečně rozsáhlý a poměrně složitý. Byl rozdělen do čtyř klíčových aktivit, a to zvýšení kvality řízení procesů na městském úřadě, dále zpracování strategie školství a volnočasových aktivit, nastavení systému ekonomického řízení organizace a vzdělávání ve vybraných oblastech. Protože při výběrových řízeních na dodavatele jednotlivých služeb spojených s projektem došlo k úsporám, byla v závěru roku 2012 schválena podstatná změna projektu, která spočívala v jeho rozšíření o další klíčovou aktivitu. Tou bylo zpracování strategického plánu rozvoje města Mikulov.
V rozsahu tohoto článku nelze podrobně rozebrat všechny výstupy projektu. Postupně však budou výsledky jednotlivých aktivit popsány a uveřejněny. Nyní bych se chtěl zaměřit na ty výstupy projektu, které mohou občané vnímat při kontaktu s úředníky a při vyřizování svých záležitostí.
Byl proveden personální a organizační audit a byly zmapovány procesy na městském úřadě. V rámci personálního auditu byly definovány kompetence pro výkon jednotlivých pozic na městském úřadě a porovnány se skutečností, tj. s tím, zda stávající zaměstnanci, kteří na jednotlivých pozicích pracují, těmto kompetencím odpovídají. Pokud jde o organizační audit, ten zkoumal organizační strukturu městského úřadu, vytíženost zaměstnanců a podobně. Mezi podpůrné aktivity, které dotvářely celkový obraz, patřil například opakovaně provedený klientský audit, kdy fiktivní žadatelé oslovovali úředníky, požadovali vyřízení určitých věcí a přitom hodnotili přístup úředníků k nim, znalost problematiky, ale i prostředí a podobně. Dále to byl dotazníkový průzkum o spokojenosti občanů a návštěvníků úřadu jak v písemné, tak v elektronické podobě. Na základě vyhodnocení těchto výstupů bylo přikročeno v únoru roku 2012 k optimalizaci organizační struktury městského úřadu.
Jeho výsledkem je snížení počtu odborů úřadu z deseti na sedm. Současně došlo ke snížení počtu zaměstnanců v porovnání s rokem 2011 o sedm. Také byla zavedena další konkrétní opatření, která zvýšila komfort občanů při vyřizování některých jejich záležitostí, a to zejména na přepážkových pracovištích. Byl rozšířen vyvolávací systém, ale především byl zaveden objednávkový systém přes internet na agendy občanských průkazů, cestovních dokladů, ověřování listin a podpisů, evidenci vozidel a evidenci řidičů.
Dále bylo v rámci projektu řešeno řízení projektů. Po provedené analýze dosavadního systému byla navržena nová metodika projektového řízení, včetně procesů, které zahrnují přípravu, realizaci a vyhodnocování projektů. Jistě je dobře, že budeme lépe připraveni na nové plánovací období od roku 2014, kdy bude možno se ucházet o dotace z fondů EU.
Závěrem této dílčí informace je potřeba zdůraznit, že kvalitní analýzy, metodika, směrnice, to je jedna věc, avšak motivace lidí je řádně využívat a stále zkvalitňovat je věc druhá. A to je další úkol, který je před námi.
Jiří Večeřa, tajemník Městského úřadu Mikulov
